تتطلب إدارة الاجتماعات مهارات عالية لتحقيق النجاح، لأنها من الأمور المهمة في إنتاجية العمل، وإبقاء الشركة أو المؤسسة في المسار الصحيح، وحمل الكثير من الفوائد وتبني علاقات وروابط وثقة بين أفرادها، ولكن عدم التمكن من إدارتها على نحو ذكي سيشعر بعض الأشخاص بالملل من حضورها، وتكمن المشكلة في كيفية إدارتنا لهذه الاجتماعات، فهي تحتاج إلى المهارة وانتباه إلى العديد من الفنون والقواعد والمبادئ بحسب «فوربس» التي حددت أهم المهارات لعقد اجتماع ناجح. وأبرزها تذكر أن الاجتماع ليس هدفاً بحد ذاته، بل هو وسيلة لتحقيق أهداف معينة، لذلك قبل أن تبدأ أي اجتماع اسأل نفسك: ما هدفك من وراء الاجتماع؟ وما الأسباب، التي يجب أن تكون واضحة؟ وماذا تريد أن تحقق منه؟ وحاول أن تكون المدة الزمنية للاجتماع مناسبة، فبعض الاجتماعات يفشل بسبب انعقاده بعد زمن طويل من وقوع الحدث المعني، أو لأن زمن الاجتماع وقع في يوم أو ساعة غير مناسبة، كما يجب تنظيم قاعة الاجتماعات، وتحضير جميع الأدوات والمعدات اللازمة للاجتماع مسبقاً، وتنظيم وترتيب الموضوعات التي ستتحدث عنها في الاجتماع وفقاً لجدول الأعمال وقائمة البنود الرئيسية التي ينبغي مناقشتها وفقاً لدرجة أهميتها، والتأكد من دعوة الأشخاص الذين لديهم سلطة القرار أو الذين لديهم المعلومات اللازمة أو الذين تريد أن توصل إليهم معلومة، وعلى مدير الاجتماع أن يهتم بشكله ولغة جسده، فهما يساعدان على إيصال المعلومات إلى الآخرين بصورة واضحة.
حدد هدفك من الاجتماع
حدد هدفك من الاجتماع