كشفت لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها، التي أقرها مجلس الوزراء في 18 رجب 1445، أنه لا يجوز للأجهزة الحكومية إجراء اتصالات رسمية بجهات خارج السعودية أو ممثلية أجنبية داخل المملكة إلا عن طريق وزارة الخارجية، كما حظرت اللائحة استعمال الألفاظ الدالة على التبجيل في المراسلات الحكومية سواء كانت ورقية أو إلكترونية.

وشددت اللائحة، التي نشرتها الجريدة الرسمية «أم القرى» اليوم (الجمعة)، على وجوب أن يكون من يتعامل مع وثائق الجهات الحكومية سعودي الجنسية، وممن هو محل ثقة ويتصف بالأمانة، وضرورة التزام كل جهاز حكومي باتخاذ التدابير المناسبة لحماية الوثائق الإلكترونية لديه.

وتهدف اللائحة إلى وضع الضوابط التي تنظم المراسلات الواردة والصادرة وتوثقها، وتوحيد معاييرها الموضوعية والشكلية، وتنظيم إجراءات ورودها وصدورها وتسليمها وتسلمها في ما بين الأجهزة أو بينها وبين الأشخاص ذوي الصفة الطبيعية والاعتبارية، ومتابعتها والمحافظة على أمن معلوماتها وتصنيفها، كما تهدف إلى وضع الضوابط التي تؤدي إلى المحافظة على أوعية ومعلومات الوثائق في جميع مراحلها وحمايتها والتعامل معها، وذلك خلال عمليات التسلم والتسليم والتوثيق والتسجيل والمراجعة والحفظ والاطلاع والتداول، وعبر التعاملات الإلكترونية والاستخدامات التقنية وفي أماكن العمل.

ونصت اللائحة على أن الاتصال الرسمي بين الأجهزة -في سبيل أدائها لأعمالها- يكون من خلال مستويات إدارية متساوية، وعند الحاجة لإجراء اتصال رسمي بين مستويين إداريين مختلفين لا يرتبط أحدهما بالآخر نظاماً، فيجب على المستوى الإداري الأدنى مراعاة أن يكون ذلك عن طريق المرجع الإداري ما أمكن، وإذا كان للمسؤول أكثر من مركز وظيفي رسمي، فيخاطب باسم الوظيفة التي يتعلق بها الموضوع، وتسلم الرسالة للجهة الموجهة إليها

يجب فحص أجهزة أو برامج الحاسبات الآلية والتصوير الجديدة أو المعادة من الصيانة؛ للتأكد من خلوها من أجهزة لها إمكان بث المواد المخزنة أو المصورة عليها، ويجب فحص أجهزة الماسحات الضوئية وأجهزة الناسـوخ الجديدة أو المعادة من الصيانة؛ للتأكد من خلوها من أجهزة بث المواد الممسوحة أو التي ترسل منها، كما يجب أن يكون من يتعامل مع الوثائق سعودي الجنسية، وممن هو محل ثقة ويتصف بالأمانة، وعند الاستغناء عن أي من أجهزة التصوير أو الإرسال (الناسوخ «الفاكس»)، أو عند إرسال أي منها للصيانة؛ يجب فحصه فحصاً كاملاً للتأكد من خلوه من أي وثيقة أو معلومة باقية في الذاكرة. وفي حالة الاستغناء عنه يجب إتلاف الأجزاء التي تحتوي على ذلك، بما يضمن عدم إمكانية استعادة المحتوى مرة أخرى.

ودون إخلال بما قضت به الأحكام المنظمة لتصنيف البيانات وفيما لم يرد به نص، تلغي لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها ما يتعارض معها من أحكام، كما لا يخل ما ورد في اللائحة من أحكام بما لدى الهيئة الوطنية للأمن السيبراني من اختصاصات ومهمات، وتُصبح هذه اللائحة نافذة بعد 180 يوماً من تاريخ نشرها.